L’accord est négocié : entre l’employeur et les représentants des syndicats représentatifs dans l’entreprise “ au sein du comité d’entreprise, par un vote positif sur le projet de l’employeur à la majorité des membres présents lors de la réunion du comité “ à la suite de la ratification, à la majorité des deux tiers du personnel, d’un projet d’accord proposé par le chef d’entreprise.
Dans les six mois suivant la clôture de chaque exercice, l’employeur doit présenter un rapport au CE. Ce rapport comporte notamment les éléments servant de base au calcul du montant de la Réserve Spéciale de Participation pour l’exercice écoulé et des indications précises sur la gestion et l’utilisation des sommes affectées à cette réserve. A défaut de CE, ce rapport est présenté aux DP et adressé à chaque salarié présent six mois après la clôture de l’exercice. Le CE et les DP peuvent se faire assister par un expert-comptable dont la rémunération est assurée par l’entreprise.